Quedan menos de 50 días para que acabe el año y más de una empresa, además de pensar en las vacaciones de sus trabajadores y en la tradicional comida navideña, se encuentra inmersa en el cierre del año fiscal y contable, cuya fecha límite para la mayoría de las compañías es el 31 de diciembre y que conlleva una serie de tareas administrativas esenciales para los departamentos de contabilidad, administración o recursos humanos. Una de estas tareas, que a menudo genera incertidumbre entre los empleados, es la regularización del IRPF o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en la nómina. Este impuesto es siempre personal y de carácter progresivo, lo que significa que el porcentaje de tributación está directamente ligado al volumen de ingresos del individuo.
Las retenciones practicadas mensualmente son, de hecho, pagos a cuenta del IRPF que se descuentan de los rendimientos del trabajo realizado. De ahí que la intención de la regularización en nómina sea un procedimiento financiero que la empresa realiza generalmente al finalizar el ejercicio fiscal con el propósito fundamental de ajustar y corregir las retenciones de IRPF que se han aplicado a lo largo de los meses. Es decir, se trata de equilibrar la cantidad de impuestos retenida por la empresa empleadora con la cantidad que legalmente debería haber retenido, basándose en la situación real y actualizada del trabajador. Realizar este ajuste periódico es crucial para que tanto el empleado como el empleador cumplan de manera correcta con sus obligaciones fiscales.
Posibles cambios
La necesidad de esta regularización surge porque la situación económica y personal del trabajador puede variar significativamente durante el año. Y es que el IRPF se calcula inicialmente a principios de año o al inicio del contrato, pero con el paso de los meses pueden surgir cambios importantes como la modificación de las retribuciones o contratos, la adquisición de una vivienda, el cambio de estado civil o el nacimiento de un hijo alteran la base de cálculo inicialmente establecida. Estos cambios que podrían darse son los que provocan una variación en los ingresos que no se tuvo en cuenta en las retenciones originales, por lo que se requiere un ajuste.
Si el empleador detecta que las retenciones aplicadas hasta la última nómina han sido insuficientes para cubrir la obligación fiscal real del trabajador, el porcentaje de retención se verá forzosamente incrementado. Este aumento provocará retenciones más significativas en el salario del último mes para alcanzar la retención correcta exigida por la ley. El resultado directo en la cuenta bancaria del trabajador es una disminución notable en su salario neto de fin de año. Sin embargo, este “susto” evita el riesgo de tener que hacer un gran pago adicional a la Agencia Tributaria durante la campaña de la Renta anual si toca ingresar y no devolver por parte de Hacienda.
A la inversa, si se ha retenido un porcentaje superior al necesario, la regularización provocará una disminución del porcentaje de IRPF. Esta situación puede deberse a modificaciones recientes en la situación familiar o personal del empleado. Si la cantidad retenida es superior a la que se debía, el trabajador recibirá una devolución en su nómina, es decir, que habrá un aumento temporal de su salario neto. Este escenario es beneficioso, ya que el trabajador recupera el exceso de impuestos de forma inmediata en lugar de tener que esperar meses por la declaración de la renta.
Es fundamental diferenciar esta regularización de la nómina de la regularización final del IRPF. Aunque una empresa trate de ajustar las cuentas lo máximo posible al final del año, el proceso definitivo se lleva a cabo durante la campaña de la declaración de la renta, que se suele iniciar a principios de abril y concluye en el mes de junio. La regularización anual verifica si el total de las retenciones e ingresos a cuenta a lo largo del año fue superior o inferior a la cuota íntegra total del IRPF. De ahí que si se pagó de más resultará “A devolver”, mientras que si por el contrario se pagó de menos resultará “A ingresar”.
Por esta razón, la correcta gestión y la regularización periódica del IRPF (hay expertos en consultoría laboral que recomiendan que se haga de manera trimestral) ayudan a minimizar el impacto de un posible pago adicional al final del año fiscal. Ajustar correctamente las deducciones del IRPF y los tipos de gravamen permite a las empresas tener un mayor control sobre la retribución y evitan más de un susto al trabajador en la nómina del último mes natural del año. Aunque la empresa tiene la responsabilidad de realizar la regularización, es el trabajador quien debe notificar cualquier cambio en su situación mediante el Modelo 145 para que la retención sea precisa.
En definitiva y a pocas semanas de que se cierre el año fiscal para las empresas españolas, la regularización del IRPF en la nómina de fin de año no es un proceso opcional para cada compañía, sino una obligación fiscal legalmente impuesta. Este ajuste garantiza que las retenciones se correspondan con la realidad económica del trabajador durante los últimos doce meses. Se trata de un proceso con el que se asegura la exactitud y justicia del sistema tributario y, aunque pueda generar variaciones momentáneas en el salario neto que se le ingresa al trabajador, proporciona la tranquilidad de que las retenciones están controladas y evita grandes desajustes económicos al momento de presentar la declaración de la renta. Es un mecanismo de control que beneficia a ambas partes, empresa y empleado, asegurando que el trabajador pague lo que corresponde en función de sus ingresos reales y su situación fiscal actualizada.
